Scrivere una lettera commerciale: la struttura della lettera (pt.2)
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Qual è la struttura della perfetta lettera commerciale? Come vanno disposti i contenuti e la grafica?
Una premessa anche qui. Esiste una struttura base per scrivere una lettera commerciale, ma tutti propongono le proprie varianti. Se fai un giro sul web, te ne accorgerai: ognuno ha la sua idea di struttura per una lettera commerciale.
Intestazione: il mittente
L’intestazione delle tue lettere commerciali deve contenere i dati del mittente, in alto a sinistra. Cioè: il logo della tua azienda e il suo nome, l’indirizzo, il numero di telefono e fax, un indirizzo e-mail e l’indirizzo del sito web aziendale. Per esempio:
NOME AZIENDA
NOME VIA, NUMERO CIVICO
TELEFONO – FAX
E-MAIL
SITO WEB
Intestazione: il destinatario
Nello scrivere una lettera commerciale, i dati del destinatario vanno in alto a destra. Ecco un esempio:
Spett.le NOME AZIENDA
Alla c.a. del Dott. NOME PERSONA
NOME VIA, NUMERO CIVICO
CAP CITTÀ (PROVINCIA)
Intestazione: luogo e data
Nelle lettere commerciali, la data si mette in alto a destra, sotto i dati del destinatario. Il giorno si scrive in numero, il mese in lettere, è più elegante, e con la lettera iniziale minuscolo, l’anno in numero. Prima della data bisogna inserire il luogo. Luogo e data devono essere separati dalla virgola.
L’oggetto
Nell’oggetto, in poche parole, spieghiamo al lettore perché gli abbiamo scritto una lettera commerciale. Di solito, l’oggetto va in grassetto.
L’oggetto è uno degli elementi da curare maggiormente nello scrivere una lettera commerciale. Dev’essere breve e deve invogliare alla lettura della lettera. Risulta molto utile inserire un oggetto che contenga una domanda. Ecco un esempio: “Oggetto: vuole imparare a scrivere una lettera commerciale che vende?”.
Corpo della lettera
Occorre iniziare con l’aggettivo gentile, seguito dal titolo e dal nome della persona. Oramai la formula egr. non si usa più. Dopodiché si mette una virgola e si va a capo, lasciando una riga bianca, per iniziare a scrivere la lettera commerciale vera e propria. Alla fine del corpo, inserisci la call to action.
Formula di congedo
Anche qui: educazione ma nessuna pomposità barocca. La formula che preferisco io è: “Grazie dell’attenzione e cordiali saluti”.
L’antefirma
L’antefirma precede la firma vera e propria ed è costituita dal nome della tua azienda, dal tuo nome e dalla tua carica. Va inserita alla fine del corpo della lettera commerciale. Un esempio:
NOME AZIENDA MITTENTE
TITOLO E NOME MITTENTE
CARICA MITTENTE
La firma
Nelle lettere commerciali, la firma va inserita in fondo a destra. È elegante che, sotto la firma, tra parentesi, siano stampati il nome e cognome del mittente.
9. Post scriptum
Il post scriptum è un’aggiunta alla lettera, dopo averla già terminata e firmata. Va perciò inserito in fondo, a sinistra. La sua funzione è quella di enfatizzare un’idea già espressa nel testo. Nello scrivere una lettera commerciale, il post scriptum è da evitare, perché sa di tecnica a effetto.
Gli allegati
Gli allegati sono documenti aggiuntivi, correlati agli argomenti della lettera commerciale. Per indicare la presenza di un allegato, si aggiunge l’abbreviazione All., in fondo a sinistra, seguita dal numero di pagine dell’allegato.
Un esempio di lettera commerciale è il seguente:
