Scrivere una lettera commerciale: la strategia di comunicazione (pt.1)

By Grafiche Passart,

  Filed under: Comunicati Aziendali

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Prima d’iniziare a scrivere una lettera commerciale, occorre che tu ti ponga tre domande:

1) Chi è il destinatario della mia comunicazione?
2) Qual è l’obiettivo della mia comunicazione?
3) Che reazione voglio ottenere dal destinatario?
Analizziamo il primo punto: devi decidere a chi scrivere.

Devi fare una scelta precisa, perché rivolgerti a tutti non paga. C’è qualcuno che ha specificamente bisogno di te. Cerca di capire chi è quella categoria di persone o di aziende.

Una volta che hai scelto il tuo target, devi studiarlo nei minimi dettagli. Che tu comunichi a una sola persona o a migliaia di individui: scova più informazioni possibili sul tuo destinatario.

Informarti su un’azienda significa, per esempio, studiare come essa comunica. Informarti su una persona significa cercare sia informazioni personali (età, sesso, titolo di studio, posizione in azienda, anzianità di servizio, livello di autonomia decisionale ecc.)

Tutto ciò è faticoso, ma indispensabile per scrivere una lettera commerciale mirata. Come ho già detto: le lettere buone per tutti non funzionano. Infatti, la comunicazione efficace è sempre ritagliata sul destinatario.

Il secondo punto è meno scontato di quanto si creda. In effetti, non è detto che l’obiettivo di una lettera commerciale sia sempre la lettera commercialevendita. Per esempio, si può scrivere una lettera commerciale per fare brand awarness, per proporre una partnership, per raccogliere dati sul proprio mercato. È perciò fondamentale che individui in modo preciso l’obiettivo della tua comunicazione.

Terzo punto. Scelto il target e l’obiettivo della tua lettera commerciale, è necessario che tu definisca con esattezza quale azione vuoi che il destinatario compia. La sua reazione dovrà essere ordinare il tuo prodotto? Oppure visitare il tuo sito web? Oppure vuoi che richieda maggiori informazioni su una tua promozione?

 

Scrivere una lettera commerciale: consigli per una comunicazione efficace

Prima di procedere, una premessa. Da qui in avanti, ci riferiremo alle lettere commerciali che mirano a vendere.

Siamo così arrivati al momento operativo: la redazione della nostra lettera attraverso la scrittura che fa vendere. A tal riguardo, vorrei indicarti alcuni aspetti da tener presenti:

Concentrati sui benefici per il lettore

Molti pensano che scrivere una lettera commerciale significhi parlare di quanto la loro azienda sia importante. In questo modo, la loro comunicazione è autoreferenziale e pomposa. Peccato però che al lettore non importi alcunché di quanto un’azienda sia “leader di mercato” o della sua “tecnologia innovativa”. Sono cose che dicono in troppi per essere credibili.

Scrivere una lettera commerciale autoreferenziale significa perdere tempo. Concentrati invece sui benefici per il lettore. Per esempio, spiegagli quanto denaro risparmierà se sceglierà te, quanto più produttiva diventerà la sua azienda, quanto tempo potrà guadagnare.

Insomma: scrivere una lettera commerciale significa calarsi nei panni del lettore per soddisfare le sue esigenze.

Dì’ subito la cosa più importante

Per scrivere una lettera commerciale efficace, usa il metodo della piramide rovesciata. Cioè: va’ subito al sodo, di’ subito quali sono i vantaggi che proponi. Usa il resto della lettera per giustificare la bontà della tua proposta.

Sii breve

Tutte le aziende cercano di ottenere visibilità. Perciò, non sei l’unico al mondo a scrivere lettere commerciali. Inoltre, il tuo lettore ha in genere poco tempo da dedicarti. Spesso, si tratta solo qualche secondo. Perciò, è importante che tu sia sintetico nella tua comunicazione.

Usa un tono formale

Scrivere una lettera commerciale con un tono amichevole è sbagliato. O meglio: funziona solo in determinate e particolari circostanze. Perciò, usa un tono formale nei confronti del lettore. Formale non significa baroccamente pomposo. Significa rispettoso, professionale, credibile. Ricorda che se scrivi a una persona devi usare il lei, se scrivi a un’azienda devi usare il voi.

Cura la struttura testuale

È curioso come molte delle regole della scrittura nel web  si possano usare anche per scrivere una lettera commerciale. In sostanza: sintesi, nessun muro di testo ma brevi paragrafi separati da spazi vuoti, uso di grassetto a sottolineare i concetti importanti, uso di elenchi. Insomma: crea una struttura testuale dalla grafica pulita, ben leggibile.

Scrivi in italiano perfetto

Qui c’è veramente poco da dire: niente errori di ortografia, grammatica, sintassi. Ti accorgi che c’è un refuso nella lettera? Nessuna correzione a mano: ristampa il foglio.

Inserisci foto di gente sorridente

Se nella tua lettera commerciale pensi d’inserire una foto, ecco quella ideale: persone sorridenti mentre guardano o usano il tuo prodotto.

Usa le call to action

L’obiettivo finale di una lettera commerciale è spingere il lettore all’azione. Perciò, la tua lettera deve terminare con una call to action efficace.

 

(fonte: comunicare sul web)